WHISTLEBLOWING
Nella presente pagina informativa sono illustrate le modalità di funzionamento del canale interno di segnalazione di illeciti o irregolarità verificatisi all’interno di ABF, che recepiscono quanto previsto dal nuovo D. Lgs. 24/2023 in materia di whistleblowing, a cui la nostra azienda deve adeguarsi. Il canale di segnalazione è accessibile online, al link www.abf.eu/whistleblowing/, e viene gestito internamente ad ABF. Come indicato all’ultimo paragrafo del presente documento, è possibile utilizzare anche dei canali di segnalazione esterni.
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1. FINALITÀ E DESTINATARI DEL CANALE WHISTLEBLOWING DI ABF
Con il termine “whistleblowing” si intende un insieme di norme volte a tutelare da eventuali ritorsioni i soggetti che segnalano illeciti o irregolarità all’interno di ABF.
La finalità, dunque, del canale interno di whistleblowing è quella di garantire la riservatezza del segnalante e proteggere quest’ultimo da eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione; le predete tutele non sono garantite in caso di segnalazione ordinaria presso un referente o un superiore.
Possono fare una segnalazione tramite il canale interno i dipendenti, gli ex dipendenti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso ABF, i soggetti esterni (consulenti, dipendenti di fornitori di beni e servizi, tirocinanti, volontari) che svolgono attività per e/o presso ABF, i candidati a una posizione in ABF.
Il segnalante può scegliere se presentare la segnalazione in modo anonimo o meno. Nel caso opti per l’anonimato, il segnalante avrà comunque il dirito a rimanere informato sugli sviluppi delle indagini conseguenti alla segnalazione e la possibilità di essere contatato tramite la piataforma in un momento successivo per ulteriori informazioni strumentali alla gestione della segnalazione. La riservatezza del segnalante e delle persone coinvolte sarà in ogni caso pienamente garantita.
2. IL CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI
Il D. lgs. 24/2023 precisa con chiarezza le violazioni – conosciute in ambito lavorativo – che possono essere oggeto di segnalazione, ossia: violazioni del dirito europeo (es. falsa rappresentazione di dati necessari all’erogazione di fondi comunitari; diffusione di dati personali di studenti tratati da ABF) o nazionale in materia civile (es. danneggiamento di beni aziendali), penale (es. comportamenti che siano inquadrabili nel mobbing; accetare una somma di denaro per influenzare la scelta di un fornitore), amministrativa (es. impiego in ABF di contanti superiori alla soglia prevista ex lege), contabile (es. errata dichiarazione fiscale) e violazioni del Modello 231 adotato da ABF (es. errato smaltimento oli e vernici speciali utilizzati nei laboratori, mancato controllo della corrispondenza tra il lavoro dichiarato in fatura dal fornitore e quello effettivamente svolto).
Non è possibile utilizzare il canale di ABF per la segnalazione di questioni esclusivamente atenenti al proprio rapporto individuale di lavoro, nonché le questioni comunque inerenti alle Risorse Umane (HR) o al tema di Salute, Sicurezza e Ambiente, per le quali occorre rivolgersi diretamente ai dipartimenti competenti. Non possono inoltre essere presentate segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel dirito derivato pertinente dell’UE.
Chiarito l’oggeto delle segnalazioni, occorre soffermarsi sul contenuto pratico delle stesse. Le segnalazioni devono contenere informazioni circostanziate – precise e complete, sui fatti, sulle circostanze di tempo e di luogo, sulle persone coinvolte e, per quanto possibile, sugli elementi fondanti l’oggeto della segnalazione.
La segnalazione può basarsi anche su fondati sospetti relativi alla commissione di violazioni oppure, su elementi concreti, precisi e concordanti relativamente ad eventi che non si sono ancora verificati. Inoltre, possono essere oggeto di segnalazione anche le condote che sono volte ad occultare una violazione.
Inoltre, qualora il segnalante voglia mantenere segreta la propria identità e beneficiare delle tutele previste in caso di ritorsioni, deve indicarlo nell’oggeto della segnalazione.
3. CONSEGUENZE DELLE SEGNALAZIONI INFONDATE
Il segnalante che abbia presentato una segnalazione in buona fede relativamente ad una violazione non sarà soggeto ad alcuna misura disciplinare o a ritorsioni di alcun tipo legate alla segnalazione, anche se la segnalazione dovesse successivamente essere considerata come imprecisa o infondata.
Chiunque invece presenti consapevolmente e deliberatamente una falsa segnalazione o false dichiarazioni, divulghi informazioni fuorvianti o agisca in malafede (per esempio, presentando denunce diffamatorie o calunniose), oltre a perdere il dirito a tute le tutele previste per il segnalante ai sensi del d.lgs. 24/2023, sarà soggeto alle relative conseguenze sanzionatorie (anche penali), in conformità con le procedure societarie e le leggi vigenti. Le medesime conseguenze si produrranno in caso di utilizzo doloso dei canali di segnalazione esterni.
4. LA TUTELA DEL SEGNALANTE E DEGLI ALTRI SOGGETTI COINVOLTI
Come richiesto dal d. lgs. 24/2023, ABF si impegna a adotare tute le misure necessarie per assicurare la tutela del Segnalante, del segnalato e dei soggetti coinvolti nella segnalazione, compreso il facilitatore, al fine di salvaguardare gli stessi da eventuali danni alla loro reputazione o altre conseguenze negative ancor prima che venga accertato il contenuto della segnalazione.
ABF e gli eventuali soggetti esterni coinvolti assicurano la massima tutela di tutti i dati personali tratati, impedendo l’indebita circolazione di informazioni personali sia verso l’esterno che verso l’interno degli uffici di ABF, a soggetti non autorizzati al tratamento di tali dati.
Inoltre, i soggetti segnalati e comunque coinvolti nella segnalazione hanno tute le garanzie di difesa normalmente riconosciute nel corso di eventuali procedimenti disciplinari o di diversa natura che dovessero essere instaurati a seguito della segnalazione.
Le eventuali ritorsioni devono essere segnalate immediatamente ad ANAC mediante l’impiego del relativo canale di segnalazione esterno; una volta accertata la responsabilità degli autori della condota ritorsiva, a questi ultimi saranno anche applicati da parte di ABF provvedimenti disciplinari. ABF può inoltre adotare dei provvedimenti, in conformità alle leggi applicabili, nei casi di comportamenti ostativi all’esercizio del dirito di segnalazione.
5. LA GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
La segnalazione viene ricevuta dall’RPCT di ABF che se ne occuperà in collaborazione con un investigatore qualificato, individuato come la persona più adata a gestire quella determinata segnalazione.
Qualora un soggeto riceva una segnalazione senza essere competente in proposito deve: (i) tempestivamente trasmetere tale segnalazione all’RPCT; (ii) mantenere la massima riservatezza in ordine al contenuto della segnalazione e/o ai soggetti coinvolti qualora ne sia venuto a conoscenza. Tale circostanza si applica anche in caso di segnalazione pervenuta ad un soggeto competente tramite un canale errato.
Al segnalante verranno assegnate delle credenziali per poter accedere alla piataforma, tramite la quale riceverà immediatamente una conferma di avvenuta ricezione della segnalazione, riceverà entro i 7 giorni successivi un secondo avviso della presa in carico della stessa e manterrà un contato direto con il gestore
della segnalazione per tuta la durata delle indagini. In ogni caso il segnalante riceverà un riscontro intermedio di aggiornamento entro 2 mesi dalla presentazione della segnalazione ed entro 3 mesi il report finale con l’esito delle indagini.
Durante l’intero processo di raccolta e gestione di una segnalazione, il tratamento dei dati personali di ciascun soggeto coinvolto viene effetuato da ABF nel pieno rispeto delle previsioni della normativa privacy, nei modi e con i limiti illustrati nell’informativa privacy consultabile nella home page del sito aziendale www.abf.eu nella sezione dedicata whistleblowing. L’esercizio dei diritti normalmente garantiti all’interessato potrebbe essere limitato, in quanto ne potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.
6. I CANALI ESTERNI AD ABF
A certe condizioni è possibile presentare la segnalazione anche tramite canali esterni, in particolare:
- presso il sito internet di ANAC, alle seguenti condizioni:
- si è presentata una segnalazione interna cui non è stato dato seguito;
- vi è fondato motivo di ritenere che alla segnalazione interna non verrà dato seguito;
- il fato da segnalare costituisce un pericolo imminente da segnalare ad un’autorità;
- mediante una divulgazione pubblica, alle seguenti condizioni:
- sono già state presentate delle segnalazioni interne ed esterne cui non è stato dato seguito;
- il fato da segnalare costituisce un pericolo imminente da segnalare alla collettività;
- sussiste il concreto rischio di ritorsioni in caso in cui si proceda a segnalazione mediante un canale diverso.
La presentazione di una segnalazione atraverso l’impiego di un canale esterno in assenza delle condizioni previste dal decreto determina la perdita delle tutele riconosciute in capo al segnalante ai sensi dell’art. 20 del d. lgs. 24/2023; ciò implica il riconoscimento delle relative responsabilità (anche penali) in capo al segnalante.
Restano a disposizione del segnalante i canali di segnalazione già previsti dalla legge per la comunicazione alle autorità competenti di questioni inerenti ad illeciti di natura penale o amministrativa, in presenza dei relativi presupposti normativi (es. querela di un reato presso le forze dell’Ordine).
Con il termine “whistleblower” si intende il dipendente pubblico che segnala illeciti di interesse generale e non di interesse individuale, di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, in base a quanto previsto dall’art. 54 bis del d.lgs. n. 165/2001 così come modificato dalla legge 30 novembre 2017, n. 179.